Kasse ans Finanzamt melden: Die ELSTER-Meldepflicht einfach erklärt

Über die geplante Registrierkassenpflicht (geplant ab 2028) wird viel diskutiert – dabei gibt es eine andere Kassen-Pflicht, die längst geltendes Recht ist und niemanden erst 2028 betrifft: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, muss es dem Finanzamt melden. Diese Mitteilungspflicht steht zwar schon seit 2020 im Gesetz (§ 146a Abs. 4 Abgabenordnung), war aber lange praktisch tot, weil der elektronische Übermittlungsweg fehlte. Das hat sich geändert.

Seit wann die Meldepflicht tatsächlich läuft

Seit dem 1. Januar 2025 können Sie die Meldung elektronisch über „Mein ELSTER“ oder über eine Kassensoftware mit ERIC-Schnittstelle abgeben – über das Formular „Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO“. Damit ist die Pflicht erstmals praktisch durchsetzbar.

Für die konkreten Fristen unterscheidet die Finanzverwaltung zwei Fälle:

• Bestandssysteme (angeschafft vor dem 1. Juli 2025): Die Meldung war bis zum 31. Juli 2025 fällig. Diese Frist ist inzwischen verstrichen – falls Sie das noch nicht erledigt haben, sollten Sie es umgehend nachholen.
• Neuanschaffungen und Außerbetriebnahmen ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme. Das ist keine einmalige Sache, sondern eine laufende Pflicht – jedes Mal, wenn Sie eine neue Kasse in Betrieb nehmen oder eine alte stilllegen. Auch ein TSE-Wechsel zählt dazu: Tauschen Sie die TSE – etwa nach Ablauf ihrer 5-Jahres-Zertifizierung –, ändert sich die TSE-Seriennummer, und Sie melden das binnen eines Monats als Änderung.

Wen die Meldepflicht betrifft

Betroffen sind alle, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der KassenSichV einsetzen: computergestützte Kassensysteme, Tablet- oder App-Kassen, elektronische Registrierkassen – aber auch Taxameter und Wegstreckenzähler.

Was Sie konkret melden müssen

Für jedes System braucht das Finanzamt im Kern:

• Name, Steuernummer und Betriebsstätte des meldenden Unternehmens
• Art, Hersteller und Modellbezeichnung des Aufzeichnungssystems
• Seriennummer des Systems und der eingebauten TSE
• Anzahl der eingesetzten Systeme je Betriebsstätte
• Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme

Faktencheck: Welche Konsequenzen drohen wirklich?

Hier kursiert einiges an Halbwissen – deshalb sauber getrennt:

Die Meldepflicht selbst ist nicht mit einem eigenen Bußgeld nach § 379 AO bewehrt. Verstößt jemand nur gegen die Meldepflicht, drohen keine automatischen Geldbußen aus dieser Vorschrift. Praktisch relevant sind trotzdem zwei Dinge: Erstens kann das Finanzamt die Meldung per Verwaltungsakt anfordern und notfalls mit einem Zwangsgeld (§§ 328 ff. AO) durchsetzen. Zweitens wirkt sich eine fehlende Meldung nachweislich negativ auf die Risikoeinstufung bei künftigen Betriebsprüfungen und Kassennachschauen aus – wer nicht meldet, gerät eher ins Visier.

Das Bußgeld bis zu 25.000 €, das in vielen Ratgebern im selben Atemzug wie die Meldepflicht genannt wird, betrifft eigentlich einen anderen Tatbestand: das Inverkehrbringen oder Bewerben von Kassensystemen, die die Anforderungen des § 146a AO gar nicht erfüllen (§ 379 Abs. 1 Nr. 6 i. V. m. Abs. 6 AO). Das richtet sich in erster Linie an Hersteller und Vertrieb nicht konformer Systeme – nicht an Betriebe, die schlicht vergessen haben, ihre TSE-Kasse zu melden.

So melden Sie richtig

1. Prüfen Sie, ob Ihre Bestandskasse bereits gemeldet ist – falls nicht, holen Sie es über „Mein ELSTER“ nach.
2. Notieren Sie sich Anschaffungsdatum und Seriennummern (Kasse und TSE) direkt bei Inbetriebnahme, damit die Monatsfrist bei Neuanschaffungen nicht verstreicht.
3. Melden Sie auch Außerbetriebnahmen – etwa beim Kassenwechsel –, nicht nur Neuanschaffungen.

Bei DiKAS müssen Sie dafür nicht selbst durch das ELSTER-Portal klicken: DiKAS stellt Ihnen alle Meldedaten kopierfertig für „Mein ELSTER“ bereit und kann die Meldung mit einem ELSTER-Zertifikat auch direkt aus dem Programm übermitteln – An-, Ab- und Ummeldung inklusive Protokoll.

Häufige Fragen

Ich habe eine gebrauchte Kasse gekauft – muss ich die auch melden? Ja. Die Meldepflicht knüpft an die Anschaffung durch Sie als Betreiber an, nicht an das Baujahr des Geräts. Auch eine gebraucht übernommene Kasse zählt als Neuanschaffung mit eigener Monatsfrist.

Reicht es, wenn mein Kassenanbieter die Meldung für mich macht? Nur, wenn Sie das ausdrücklich beauftragt haben und die Meldung tatsächlich unter Ihrer Steuernummer erfolgt. Verantwortlich bleibt in jedem Fall der Steuerpflichtige selbst – prüfen Sie im Zweifel nach, ob die Meldung wirklich bei Ihrem Finanzamt angekommen ist.

Was, wenn ich mehrere Betriebsstätten habe? Jede Betriebsstätte mit eigenem Kassensystem wird einzeln gemeldet. Bei mehreren Kassen an einem Standort geben Sie die Anzahl der eingesetzten Systeme mit an.

Unabhängig von 2028 relevant

Diese Meldepflicht hat mit der diskutierten Registrierkassenpflicht (geplant ab 2028) nichts zu tun – sie gilt schon heute für jeden, der freiwillig oder verpflichtend elektronisch kassiert. Mehr zu TSE, GoBD und DSFinV-K lesen Sie im Artikel TSE-Pflicht & KassenSichV. DiKAS deckt beides ab – Compliance und Meldung: Kostenlos testen.

Quellen

• Landesamt für Steuern Niedersachsen: „Mitteilungen über die elektronischen Aufzeichnungssysteme – Meldeverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung“.
• ELSTER: Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“.
• Rödl & Partner (Stand 2025): „Kassen: Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme startet ab 1. Januar 2025“.
• steueranwalt.de: „‚Neue‘ Mitteilungspflichten nach § 146a Abs. 4 AO für elektronische Kassensysteme ab 2025“ – zu Fristen und zur fehlenden Bußgeldbewehrung nach § 379 AO.
• § 146a und § 379 Abgabenordnung (AO), abrufbar u. a. über dejure.org.

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Stand: 8. Juli 2026. Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung – im Zweifel prüft Ihr Steuerberater die Meldung für Ihren konkreten Betrieb.