Werkstattauftrag, Theke und XRechnung an den Bauhof – in einem System

Für Aufträge der öffentlichen Hand gilt die E-Rechnungspflicht seit dem 27. November 2020; ausgenommen sind im Wesentlichen Direktaufträge bis 1.000 €. DiKAS erzeugt aus derselben Rechnung, die Sie als PDF versenden, die E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD/Factur-X) – das XML lässt sich auch einzeln abrufen, wenn Ihr Auftraggeber ein Portal hat.

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 – das gilt für jedes Unternehmen. Die Pflicht, selbst elektronisch zu versenden, kommt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer es jetzt einrichtet, hat den Stichtag hinter sich.

DiKAS spricht durchgehend vom „Gerät": Bezeichnung, Serien- oder Rahmennummer, Fehlerbild. Die Demo dieser Seite ist ein Motorgeräte-Fachhandel – mit Motorsägen, Rasentraktoren und Mährobotern, Tätigkeitsvorlagen wie „Kette schärfen" oder „Mähroboter Winterservice" und einem Ersatzteillager aus Sägeketten, Filtern und Messersets.

Vier Dinge, die Sie kennen sollten, bevor Sie umstellen: Garantie- und Gewährleistungsanträge gegenüber dem Hersteller bilden wir nicht ab, Leihgeräte gibt es nicht als Bestand, eine automatische „Ihr Gerät ist fertig"-Nachricht verschickt DiKAS nicht (der Kunde fragt selbst über den Statuslink ab), und einen Gerätestamm mit Historie am Kunden gibt es nicht – Sie finden zurückliegende Arbeiten über die Seriennummern-Suche in den Aufträgen. Hersteller-Teilekataloge sind ebenfalls nicht angebunden.

Ja. Setzen Sie ein Teil in den Auftrag, sinkt der Lagerbestand; nehmen Sie es wieder heraus oder stornieren den Auftrag, wird zurückgebucht. Ist rechnerisch nichts mehr da, bucht DiKAS trotzdem und weist Sie darauf hin – ein harter Riegel würde die Arbeit blockieren.

Als Maximum aus erfassten Tätigkeiten und gemessener Zeit, nicht als Summe. Wer eine Tätigkeit mit 90 Minuten erfasst und nebenher 120 Minuten gemessen hat, berechnet 120 Minuten – nicht 210. Der Stundensatz wird beim Anlegen des Auftrags eingefroren: Eine spätere Preiserhöhung wirkt nur auf neue Aufträge.

Sobald Sie im Verkaufsraum bar oder per Karte kassieren, ja – wie jede Kasse in Deutschland: die Cloud-TSE ist derzeit ohne Aufpreis in jedem Tarif enthalten (Einführungsaktion, danach 9 €/Monat je Kasse). Schreiben Sie ausschließlich Rechnungen und kassieren nie bar, reicht dikas Faktura.

Wenn Sie über 100.000 € Jahresumsatz liegen, sehr wahrscheinlich: Geplant ist die Pflicht ab dem 1. Januar 2028 (Referentenentwurf, noch kein Gesetz). Unabhängig davon ist der Verkaufsraum eine echte Ladenkasse – TSE, DSFinV-K und die § 146a-Meldung ans Finanzamt gelten für sie schon heute.