Hebebühne nach Zeit vermieten: Warum in der Selbsthilfewerkstatt ein Bon reicht

Samstag, kurz nach zehn. Auf Bühne 1 steht ein Golf mit halb abgelassenem Öl, auf Bühne 2 wartet jemand mit einem Kombi auf Bremsbeläge, und an der Theke fragt ein dritter Kunde, ob er heute noch drankommt. Gleichzeitig will einer wissen, was seine Stunde bisher gekostet hat. Wer eine betreute Selbsthilfewerkstatt führt, kennt diese Lage: Mehrere Dinge laufen parallel, und alle hängen an Zeit, Werkzeug und Geld.

Die klassische Lösung ist eine Mischung aus Stoppuhr, Zettel an der Wand, Excel-Liste für die Werkzeuge und der Kasse für den Schluss. Das funktioniert, solange man alles im Kopf hat. Es wird heikel, wenn der Akkuschrauber nicht zurückkommt oder die Uhr „irgendwann“ gestartet wurde.

Eine Bühne ist ein Tisch der Kasse

Die Mietwerkstatt in DiKAS geht einen unaufgeregten Weg: Es gibt keine zweite Uhr und keine zweite Preisrechnung. Eine Bühne ist ein Tisch der Kasse. Die Zeit läuft über die vorhandene Zeitabrechnung, also über einen Zeitartikel mit Zeitstaffel, Höchstpreis und Rundung. Bezahlt wird an der normalen Kasse.

In der Kasse zeigt eine Übersicht je Bühne eine Kachel: frei, reserviert, belegt, pausiert, in der Rückgabeprüfung oder gesperrt. Dazu stehen dort Fahrzeug und Kennzeichen, Kunde, die laufende Uhr, der aktuelle Betrag und der nächste Termin. Die Übersicht lädt sich alle zehn Sekunden still neu.

Vom Termin bis zum Bezahlen

Der Ablauf hat bewusst getrennte Schritte:

• Termin: Beim Buchen prüft DiKAS, ob das Fahrzeug zur Bühne passt. Jede Bühne hat ein Profil mit Höchstgewicht und Ausstattung, etwa Radfreiheber oder Grube. Ein zu schwerer Wagen wird gar nicht erst gebucht.
• Ankunft: Der Kunde kommt, die Uhr läuft aber noch nicht.
• Beginnen: Erst dieser ausdrückliche Schritt startet die Zeit. Dabei hält DiKAS Preis, Staffel, Höchstpreis und Rundung im Vorgang fest. Eine spätere Tarifänderung verändert einen abgeschlossenen Vorgang nicht mehr.
• Während der Miete: Pause und Fortsetzen halten die Uhr an, Pausenzeit wird nicht berechnet. Material, Entsorgung und Mechanikerhilfe kommen als Artikelzeilen auf denselben Bon, den Preis liefert der Artikel. Ein freies Preisfeld gibt es nicht.
• Rückgabe: Die Uhr stoppt, die Bühne wird kontrolliert, und erst nach dem Abschluss ist sie wieder frei.

Dieselbe Bühne wird dabei nie an zwei Kunden gleichzeitig vergeben, denn DiKAS prüft Sperre, Eignung und Belegung unmittelbar vor dem Start neu. Ein doppelter Klick auf „Beginnen“ startet keine zweite Miete.

Werkzeug: Ausgabe nur mit Bestätigung

Der Werkzeugverleih läuft je Vorgang. Der Code wird gescannt oder getippt, und DiKAS zeigt zuerst, was mit dem Werkzeug zu tun ist: ausgeben, zurücknehmen oder „geht nicht“, weil es gesperrt ist oder bei einem anderen Vorgang liegt. Erst nach Bestätigung wird gebucht. Bei der Ausgabe wird das mitgegebene Zubehör festgehalten, bei der Rücknahme, ob alles zurück ist.

Fehlt ein Teil, bleibt das Werkzeug ausgegeben und kann nicht erneut verliehen werden. Das Teil wird nachgereicht oder abgeschrieben, Letzteres mit Pflichtgrund und nur durch die Verwaltung. Jedes Ereignis wird mit Zeit und Person festgehalten. Wichtig: Ein nicht zurückgegebenes Werkzeug verhindert den Abschluss. Bezahlen ersetzt die Rücknahme nicht, und DiKAS listet jeden Grund auf, warum ein Abschluss gerade nicht geht.

Kaution, die kein Geld bewegt

Die Kaution ist in DiKAS kein eigener Zahlungsweg. Der Kunde lädt Guthaben auf, am Vorgang wird ein Betrag davon gebunden, und gebundenes Guthaben ist weder verbrauchbar noch auszahlbar. Am Ende wird die Bindung ganz oder teilweise freigegeben oder, etwa bei einem Schaden, mit Grund einbehalten. Der einbehaltene Betrag erscheint dann als Artikelzeile auf dem Bon.

Eine Grenze gehört dazu: Der Kunde muss beim Beginnen aus der Suche ausgewählt werden. Nachträglich lässt er sich nicht mehr verknüpfen, und ohne verknüpften Kunden gibt es keine Kaution.

Wenn alles belegt ist

Ist keine passende Bühne frei, kommt der Kunde auf die Warteliste. Wird eine Bühne frei, nennt DiKAS die Wartenden, zu denen Platz, Dauer und Zeitfenster passen. Ein Angebot hält den Platz befristet und gibt ihn danach von selbst wieder frei. Ein Platzvorschlag nennt bis zu drei passende Bühnen mit Begründung, wenn am Telefon jemand fragt.

Hält ein Kunde die Bühne länger, als der nächste Termin erlaubt, weist die Übersicht darauf hin, mit geschätztem Mehrbetrag, freien Bühnen für den Wartenden und einem Textentwurf zum Kopieren.

Und hier die ehrliche Seite: DiKAS verschickt dabei nichts. Weder Angebot noch Absage an Wartende gehen automatisch raus, und auch der Textentwurf wird nicht gesendet. Das Personal informiert selbst, per Telefon oder E-Mail. Der Überziehungshinweis erkennt nur, er bucht nichts um.

Der Kunde sieht seinen Stand

Über den Auftragspass bekommt der Kunde einen geschützten Link mit QR-Code. Dort sieht er Status, Mietzeit, den aktuellen Betrag (als Zwischenstand, verbindlich ist der Beleg an der Kasse), Material und geliehene Werkzeuge. Er kann eine Verlängerung oder Hilfe vom Mechaniker anfragen. Solche Anfragen bewegen weder Zeit noch Geld, bis das Personal sie annimmt, und selbst dann bucht das Personal über die normalen Knöpfe.

Was Sie wissen sollten

Die Mietwerkstatt läuft in der Browser-Kasse, nicht in der eigenständigen Android-Kassen-App. Sie ist Teil des Moduls Reservierung & Termine. Und der Tarif sollte nicht geändert werden, solange eine Miete läuft, denn dann rechnet diese mit dem geänderten Artikel weiter. Die Bühne weist darauf hin.

Zum Schluss

Der Gewinn liegt weniger in einzelnen Funktionen als darin, dass Uhr, Werkzeug, Kaution und Kasse an einem Vorgang hängen. Am Ende steht ein Bon, ein Zahlweg und eine Signatur der Kassensicherung, ohne doppelte Buchung. Wer die Einrichtung und alle Felder nachlesen möchte, findet sie in der Dokumentation im Kapitel zur Mietwerkstatt.